TAHAP I
PEMBUATAN BUKTI TRANSAKSI
Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi. Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. Untuk perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pemeriksaan baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap penerimaan perlu dibuatkan “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun judul nya bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.
2. Peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan
Peralatan yang digunakan untuk
pembuatan bukti transaksi adalah komputer. Perlengkapan yang diperlukan untuk
membuat bukti transaksi adalah alat tulis seperti pena, penggaris dan alat
tulis lainnya.
3. Bukti transaksi keuangan
Transaksi keuangan adalah segala
kejadian atau peristiwa yang mempengaruhi struktur posisi keuangan perusahaan
(harta, utang dan modal) yang dapat dinilai dengan uang.Perusahaan akan
melakukan pencatatan jika suatu transaksi benar-benar terjadi dan sah.
Transaksi yang sah adalah yang didukung dengan adanya bukti transaksi yang sah
pula.
4. Pengelompokan Bukti
Transaksi
Dalam praktik, transaksi yang terjadi
dalam suatu perusahaan pada periode tertentu terdiri dari bermacam-macam
transaksi. Setiap jenis transaksi terjadi berulang-ulang, sehingga tidak
praktis jika semua transaksi dicatat dalam bentuk perubahan-perubahan pada
persamaan dasar akuntansi. Untuk memudahkan dalam pembuatan ikhtisar transaksi
yang terjadi dalam suatu periode dan penyusunan laporan keuangan,
transaksi-transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan perubahan pada pos
yang sama, dikelompokkan dan dicatat dalam suatu daftar khusus yang disebut
akun (account), disebut pula perkiraan atau rekening.
